Entlastung per digitalem Besuchermanagement
2020 ist für alle Branchen eine Bewährungsprobe. Neben strengen Hygieneauflagen kommen gesetzliche Anordnungen zur Nachverfolgbarkeit der COVID-19-Infektionskette hinzu. Die daraus entstehenden Gäste- und Besucherlisten erhöhen neben dem Verwaltungsaufwand auch noch die Unsicherheit hinsichtlich DSGVO. Wo finden Unternehmen mit all der Bürokratie noch Entlastung und Sicherheit beim Thema Besuchermanagement?
Der Zweck heiligt die Mittel
Manch Unternehmen setzt das Nachhalten von Kontaktdaten seiner Besucher und damit einer möglichen COVID-19-Infektionskette pragmatisch um. Auf einem Notizblock verewigen sorglose Lieferanten, Kunden, Bewerber oder Gäste bereitwillig ihre persönlichsten Daten. Dass dabei über Block und Stift das Virus munter von einer zu anderen Person springen kann, wird (un-) bewusst in Kauf genommen. Schnell ist aber auch über besagte Liste ein Blick auf die Daten des Vorgängers geworfen, und schon weiß man, welcher Wettbewerber auch soeben sein Angebot persönlich reingereicht hat. Damit ersteht der Eindruck, dass zu COVID-19-Zeiten Datenschutzverletzungen toleriert, wenn nicht sogar hingenommen werden.
Etwas sicherer funktioniert der Einsatz einzelner Meldeformulare. Aber auch für sie sind die Auflagen strikt: Sachgerechte Datenerhebung, konkrete Zweckbindung, Abschirmen von Einblicken Dritter, versiegelte Aufbewahrung und das Einhalten von Löschfristen. Kommt es zu Datenschutzverletzungen, drohen Unternehmen bestenfalls förmliche Verwarnungen, schlimmstenfalls Geldstrafen.
Will man sich als Unternehmen auf der gesetzessicheren Seite bewegen, sollte ein datenschutzzertifiziertes, digitales Besuchermanagement zum Einsatz kommen. Eine solche Software arbeitet konform zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und nimmt ihrem Besitzer sämtliche Sorgen rund um das Einhalten der Datenschutzreglements. Aber Vorsicht vor App- oder Cloud-Lösungen, denn diese bergen das Risiko eines Datenverlustes oder gar Hacker-Angriffen. In der Cloud vertraut man seine Daten (und damit auch die personenbezogenen und besonders schützenswerten Daten) externen Anbietern und einem unbekannten Speicherort an. Zudem ist häufig unklar, ob am Speicherort die EU-Richtlinien für den Datenschutz eingehalten werden.
Auf der sicheren Seite
Empfehlenswert ist es, auf eine On-Premises-Datenspeicherung zu vertrauen, d.h. einer Datenspeicherung, die auf dem eingesetzten Rechner oder im eigenen Firmennetz verbleibt. Damit stellen Unternehmen ihre Datenhoheit sicher und halten alle Datenschutzvorschriften zu jeder Zeit ein. Zettelwirtschaft und Ordnerablagen verabschieden sich zugunsten von Kosten- und Aufwandsreduzierung in die Vergangenheit.
Eine solche Software zum digitalen Besuchermanagement ist vistrax, die skalierbare KMU-Komplettlösung für Microsoft Windows© mit DSGVO-Zertifikat und digitaler Unterschrift. Durch Einsatz eines digitalen Besucherbuches wird das Erfassen von Kunden-, Gäste- und Besucherdaten zum effizienten Digitalisierungsschub: Gäste und Besucher werden (vorab) digital registriert, Benutzer profitieren von einer einfachen und intuitiven Benutzerführung und verbannen Warteschlangen in die Vergangenheit. Erfassen, Begrüßen, Verwalten, Kontrollieren und Nachweisen von Externen – alles in einer Software für dokumentierte, nachvollziehbare Besuchsvorgänge; papier- und kontaktlos, revisionssicher und in wenigen Stunden einsatzbereit. Dank niedriger Lizenzkosten stellt sie eine lohnende Investition dar, denn strenge Gesundheits- sowie Datenschutzauflagen bestimmen nicht nur den aktuellen Unternehmensalltag.
Zertifizierte Sicherheit zum Schutz persönlicher Daten
Im Juli dieses Jahres bestand vistrax erneut die alljährliche Datenschutz-Auditierung durch die Siegener Datenschutzprofis der Firma dokuworks GmbH. Damit wurde unter anderem vistrax‘ DSGVO-Konformität und dessen überzeugender Schutz personenbezogener Daten erwiesen und bestätigt.
Sven Berger, Senior Berater Prozess- und Datenmanagement sowie Datenschutzbeauftragter von dokuworks, urteilt angetan: „Als Datenschutzbeauftragter auditiere ich täglich Software auf ihr Einhalten des Datenschutzes. Dabei sticht vistrax besonders hervor. Die Vielfalt an technischen Raffinessen ist beeindruckend. Und die intuitive Benutzerführung steht dabei immer im Vordergrund.“
Bereits seit zehn Jahren ist vistrax erfolgreich im Markt etabliert. Entwicklung, Support und Schulung sind ein Produkt der CONZE Informatik GmbH, Spezialistin für User Interface Engineering anspruchsvoller Geräte und Software-Systeme mit Niederlassungen in Lennestadt und Siegen.
